Règlement Intérieur

PREAMBULE.
Le présent règlement intérieur complète les statuts et en définit les conditions d’application. Il peut, sur proposition du conseil d’administration, être modifié par un vote à majorité simple d’une assemblée générale.
Le conseil d’administration est habilité à traiter toutes les questions non prévues au présent règlement intérieur jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Article 1 – Les partenaires du CLIPPERTON DX CLUB.
Le Réseau des Emetteurs Français (REF) ainsi que l’Union Française des Télégraphistes (UFT).

Article 2 – Lieu et calendrier d’exercice.
2.1 – Les moyens nécessaires à son propre fonctionnement :
L’administration et les activités principales du CLIPPERTON DX CLUB s’exercent:
– au siège social,
– en toute autre implantation et dans tout autre lieu que peut fixer le conseil d’administration.
L’exercice s’étend du 1er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1.

2.2 – Les salons radioamateurs
Tout sera mis en oeuvre pour assurer de manière régulière une présence sur les salons de :
– HAMRADIO à Friedrichshafen
– HAMEXPO au Mans
Ainsi que tout autre salon ponctuellement en fonction des disponibilités (MONTEUX, CLERMONT, MARENNES, ONDEXPO, …)
Elle y tiendra un stand de présentation des activités ainsi que des fournitures.

2.3 – La convention
Elle a lieu chaque année le 3e week-end de septembre, du vendredi soir au dimanche matin.
Le vendredi soir a lieu le repas de retrouvailles.
Le samedi matin a lieu l’assemblée générale ordinaire.
Le samedi après-midi est consacré aux animations : projections, conférences, concours, examens.
Le repas de gala terminera la journée avec le tirage de la souscription volontaire.
Le lieu est généralement choisi et annoncé à la convention précédente en fonction des candidatures reçues.

Article 3 – Moyens d’action.
Le CLIPPERTON DX CLUB dispose de moyens mis en oeuvre pour son propre fonctionnement, pour animer des services et pour fournir des prestations à destination de ses membres.
Ces moyens sont:
3.1 – Les moyens nécessaires à son propre fonctionnement :
Pour tout membre ayant acquitté sa cotisation, la représentation auprès des autorités ou des organismes nationaux et internationaux, la mise à disposition de bulletins d’informations.

3.2 – Les subventions
Comme indiqué dans les statuts, le but de l’association est d’aider les expéditions radioamateurs et d’aider les radioamateurs français dans les concours internationaux.
Toute demande de subvention devra être faite via le formulaire sur le site internet.
Le conseil d’administration validera, après étude, la faisabilité et le montant attribué.

Pour prétendre à une subvention du Clipperton DX Club, il est demandé au requérant :

  • D’envoyer sa demande détaillée via le formulaire en ligne avant l’expédition.
  • D’avoir une licence délivrée par les autorités compétentes, et de se conformer aux conditions d’exploitations particulières en vigueur dans le pays de l’expédition.
  • De respecter les recommandations IARU en vigueur.
  • De favoriser le trafic avec l’Europe en tenant compte de la propagation.
  • De favoriser l’ensemble des modes de trafic mais avec au maximum 60% de contacts en Digital (tous modes digitaux confondus)
  • De répondre à toutes les demandes de QSL Direct et Bureau. Pas de « only direct ».
  • Dans le cas des QSL Bureau, toutes les options d’échange (OQRS ou papier) doivent être gratuites pour tous (membres ou non membres du CDXC).
  • De charger le log complet et gratuitement sur LOTW au maximum dans les 6 mois après l’expédition.
  • De faire apparaître le logo du CDXC sur la QSL ainsi que sur le site de l’expédition.
  • Si les sponsors sont cités dans un article, dans un diaporama ou dans une vidéo alors le CDXC devra l’être aussi.
  • Le requérant s’engage à fournir au plus tard trois mois après l’expédition un récit illustré pour une éventuelle parution dans le magazine Radio REF et sur le site du CDXC
  • Si une vidéo ou un diaporama sont réalisés, le CDXC demande que le requérant nous en adresse une copie pour une éventuelle projection à ses membres lors de la convention annuelle.

Le paiement de la subvention ne sera effectué qu’après l’expédition et au plus tard un mois après la réception du récit illustré.  Dans des cas exceptionnels, et après validation par le conseil d’administration, le paiement de la subvention pourrait être effectué avant l’expédition.

3.3 – Le prêt de matériel
Pour la réalisation de projets nationaux ou internationaux, les membres à jour de cotisation peuvent bénéficier d’une aide matérielle.
A ce jour le matériel dont le CLIPPERTON DX CLUB est propriétaire :
– un jeu de 9 filtres W3NQN
– un amplificateur ACOM 1010
– une antenne verticale 3 bandes à trappes

3.4 – Fournitures
L’association propose diverses fournitures avec le logo du Clipperton DX Club. Parmi ces fournitures il y a des polos, des t-shirts, des casquettes,des drapeaux, des tasses, …

3.5 – Le site internet
L’association possède un site internet: https://www.cdxc.org
Sur le site on y retrouve les documents officiels (statuts, règlement intérieur, membres d’honneur) ainsi que toutes informations sur les conventions passées et à venir. Il y a également des comptes rendus d’expéditions.

Article 4 – Adhésions et cotisations.
4.1 – Adhésion.
Toute personne physique ou morale désirant devenir membre du CLIPPERTON DX CLUB doit adresser une demande d’adhésion dûment remplie.
Toute demande émanant d’un mineur doit être contresignée par son représentant légal.
Les adhésions sont prises en compte pour l’année d’exercice en cours.

4.2 – Cotisations.
Tout membre est tenu de verser une cotisation.
Le montant des cotisations est voté par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut proposer, en plus des valeurs de cotisation des personnes physiques, autant de cas particuliers que nécessaires.
Ces tarifs devront être approuvés par l’assemblée générale pour être applicables.
Les cotisations payées par les membres restent acquises au CLIPPERTON DX CLUB.

4.3 – Montant des cotisations.
Pour un radioamateur : 20 €
Pour un écouteur ou un nouvel indicativé (certificat de moins de 3 ans) : 10 €
Pour une cotisation familiale : 28 €
Pour une cotisation à vie : 300 €
Pour un radio-club ayant au moins 5 membres cotisants : gratuit

4.4 – Membres d’honneur.
Les membres suivants sont membres d’honneur et par conséquent sont dispensés de payer leur cotisation :

PRESIDENTS D’HONNEUR:
F9JS, F6AQO, F2DX (F6EYS), F6EXV, F2VX, F6FYD, F4AJQ, F5CWU, F1NGP, F4BKV

MEMBRES D’HONNEUR:
HB9RG, F.POMMARET, A51AA, F8TM (S.K.), N7CQQ, F5FLN, IK1PML, F5OLS
F5LAB & F5ATV, F4BED, CT1JEY (F5IPW), F5LMJ, F9DK, F5OGL, G0LMX

Article 5 – Perte de la qualité de membre.
5.1 – Par démission :
Le membre démissionnaire fait connaître sa démission par lettre adressée au président.

5.2 – Par radiation pour non-paiement de la cotisation:
Le membre qui n’a pas payé sa cotisation dans les délais reçoit de la part du secrétaire un avis de rappel.
Au 30 juin de l’année en cours, le membre qui n’a toujours pas payé sa cotisation est considéré comme démissionnaire.

5.3 – Par exclusion pour motif grave (manquement moral, mise en cause de l’association, préjudice…):
Toute demande d’exclusion à l’encontre d’un membre doit respecter la procédure suivante:
• être issue d’un administrateur
• le membre mis en cause est informé à chaque étape de la procédure des décisions prises. Il est aussi informé qu’il peut être assisté durant toute la procédure par un administrateur ou toute autre personne de son choix ;
• le conseil d’administration doit donner son avis dans un délai d’un (1) mois sur la réalité de la faute et, compte tenu des premiers éléments en sa possession, le président doit porter au prochain ordre du jour du CA la question de savoir s’il y a lieu de poursuivre ou non la procédure ;
• si une suite est donnée, le conseil d’administration instruit à charge et à décharge avec recueil obligatoire des explications du membre mis en cause. Pour faire ce travail, le conseil d’administration peut nommer un groupe de travail qui, sous sa responsabilité et son contrôle, aura mission, précisée par écrit, de préparer cette instruction. Un délai maximum de deux (2) mois est admis pour que le conseil d’administration rende son avis ;
• à l’issue de cette procédure, le conseil d’administration décide, à la majorité simple, de la sanction finalement retenue, laquelle sera alors susceptible d’appel devant l’assemblée générale.
L’appel n’est pas suspensif des décisions prises par le conseil d’administration.

5.4 – Exclusion d’un administrateur.
Elle suit la même procédure que l’exclusion d’un membre pour motif grave (Article 5.3).
En fonction des faits entraînant cette demande d’exclusion, le CA peut décider de suspendre l’administrateur jusqu’à la fin de la procédure.
Dans cette procédure il est entendu que l’administrateur mis en cause ne doit pas être présent lors des délibérations du conseil d’administration ou du groupe de travail créé pour cette procédure au sujet qui le concerne, sauf si sa présence est requise par le conseil d’administration pour recueil d’explications.
Si le membre mis en cause est le président, c’est le vice-président qui, pendant toute la durée de la procédure, tient le rôle dévolu au président pour le traitement de l’affaire.

Article 6 : Distinctions
Les distinctions susceptibles d’être conférées à un membre sont les suivantes, dans l’ordre décroissant d’importance:
• honorariats ;
• mérite.
La personne qui propose une distinction, remet la demande au président.
Si besoin, et sous sa propre responsabilité et son contrôle, le président peut demander son avis à un ou plusieurs présidents d’honneur.

6.1 – Le membre d’honneur.
La nomination comme membre d’honneur du CLIPPERTON DX CLUB est destinée à récompenser les membres qui ont ou qui ont eu une activité exceptionnelle au niveau national ou international au bénéfice de l’association. Un ancien président du CLIPPERTON DX CLUB obtenant ce titre est nommé président d’honneur.

6.2 – Le membre honoraire.
Le membre honoraire est un membre ayant soutenu l’expédition de mars 1978 avant la création de l’association.

6.3 – Le mérite.
Le mérite du CLIPPERTON DX CLUB est destiné à récompenser les membres qui ont ou qui ont eu une activité remarquable au bénéfice de l’association ou qui apportent une contribution à la communauté radioamateur, DX en particulier.

Article 7 – Conseil d’administration.
7.1 – Composition :
Les administrateurs sont au nombre de neuf (9) minimum selon l’article 8 des statuts.

7.2 – Administrateurs:
7.2.1 – Liste des candidatures.
Chaque année il est fait appel à candidature conformément à l’article 8 des statuts.
Tout membre (personne physique) peut faire acte de candidature en envoyant au secrétaire au plus tard au 31 juillet précédant l’assemblée générale, les renseignements d’état civil habituels (nom, prénom, date de naissance, adresse), l’indicatif éventuel ainsi que toutes indications utiles.

7.2.2 – Conditions d’éligibilité.
Pour être éligibles, les candidats devront être à jour de leur cotisation au CLIPPERTON DX CLUB et jouir de leurs droits civiques.

7.2.3 – Élection.
Les membres remplissant les conditions de l’article 7.2.2 sont les candidats administrateurs qui seront présentés au vote des membres à l’assemblée générale. A la suite du dépouillement des votes, une liste est établie par ordre décroissant des voix obtenues. Sont déclarés élus comme administrateurs les candidats de la liste qui ont la majorité simple des voix exprimées.
Les membres sortants non réélus sont tenus de remettre l’intégralité des documents liés à l’association à la personne qui leur succède ou à défaut au président.

Article 8 – Réunions du conseil d’administration.
8.1 – Fonctionnement :
8.1.1 – Réunions du conseil d’administration.
Le conseil d’administration se réunit sur convocation envoyée à tous les administrateurs au moins une semaine avant la date de la réunion, accompagnée de l’ordre du jour et de tous les documents nécessaires à son bon déroulement.
L’ordre du jour est établi par le secrétaire sur proposition du président.
Les délibérations du conseil d’administration sont privées. Toutefois, le président peut inviter toute personne de son choix dont la présence lui paraît nécessaire pour l’examen d’un point précis de l’ordre du jour.
Tous les membres du conseil d’administration sont tenus de participer à ces réunions, sauf empêchement exceptionnel dûment justifié.
Lors des délibérations du conseil d’administration, chaque administrateur présent dispose d’une voix. Il ne peut disposer en plus que d’un seul pouvoir validé par écrit pour la séance concernée émanant d’un administrateur absent.
En cas d’égalité de voix lors d’un vote, la voix du président est prépondérante.
Les votes ont lieu à main levée. Le vote à bulletin secret est obligatoire à chaque fois qu’un administrateur le demande.

8.1.2 – Téléréunions.
Au besoin, et si l’ordre du jour le permet, des téléréunions du conseil peuvent être organisées dans les mêmes conditions de convocation que ci-dessus.

8.1.3 – En cas d’urgence.
Le président peut convoquer une réunion physique ou une téléréunion du conseil sans délai, mais en s’assurant que le quorum sera atteint si des décisions doivent y être prises. En ce cas, les deux tiers des administrateurs contactés doivent avoir manifesté leur accord de participation.

8.2 – Procès-verbaux de séance :
Le secrétaire du conseil d’administration est chargé de rédiger les procès-verbaux des délibérations de chacune des réunions. En cas d’absence, il est procédé, en début de séance, à la désignation d’un secrétaire de séance. Le projet de procès-verbal rédigé à l’issue de chaque séance doit être soumis dans les meilleurs délais à l’approbation du président. Le procès-verbal approuvé est ensuite envoyé à chaque administrateur, diffusé aux destinataires concernés et archivé conformément aux statuts.

Article 9 – Remboursement de frais.
Il est prévu de ne rembourser aucun frais de fonctionnement engagés par les administrateurs.
Seuls sont remboursés sur présentation des factures, les frais engagés pour la présence lors des salons, de la convention ainsi que les frais engagés pour la tenue du secrétariat.

Article 10 – Bureau du conseil d’administration.
10.1 – Constitution :
Il est composé au minimum d’un président, d’un vice- président, d’un trésorier, d’un secrétaire.
Peuvent être rajoutés un secrétaire-adjoint et un trésorier-adjoint
Le bureau est élu conformément aux statuts lors de la réunion de son conseil d’administration qui a lieu le lendemain de l’assemblée générale annuelle.
Cette réunion est présidée par le président d’honneur ayant exercé le mandat le plus long, jusqu’à l’élection du nouveau président qui en prend alors la responsabilité. En cas d’absence de présidents d’honneur, le président sortant préside la séance.
L’élection du nouveau bureau s’effectue obligatoirement à bulletin secret.
Après que les candidats à chacun des postes à pouvoir se soient fait connaître, il est procédé à l’élection du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier et le cas échéant du secrétaire-adjoint et du trésorier-adjoint

10.2 – Attributions du bureau du conseil d’administration :
Le bureau du conseil d’administration est l’organe chargé d’assurer la permanence et la continuité de toutes les actions nécessaires en vue d’appliquer la politique définie par l’assemblée générale et de mettre en application les décisions prises par le conseil d’administration dans le cadre de ses attributions.
En cas de nécessité ou d’urgence, le bureau du conseil d’administration prend toutes les décisions qui peuvent s’avérer nécessaires pour faire face à toute situation, jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration auquel il devra rendre compte.

10.3 – Durée du mandat :
Lorsqu’un membre du bureau est amené à quitter ses fonctions avant la fin de son mandat pour quelque raison que ce soit, le conseil d’administration procède immédiatement à son remplacement au moyen d’une élection parmi ses membres, conformément aux statuts.

Article 11 – Responsabilités des membres du bureau du conseil d’administration.
11.1 – Le président :
Le président représente et anime le CLIPPERTON DX CLUB, officiellement et en toutes circonstances. Il veille au respect des statuts et des règlements et à l’application des décisions des assemblées générales et du conseil d’administration. Les attributions particulières suivantes sont dévolues au président :
• convocation des assemblées générales,
• présidence des réunions du conseil d’administration et du bureau du conseil d’administration,
• représentation du CLIPPERTON DX CLUB en justice,
• représentation du CLIPPERTON DX CLUB dans tous les actes de la vie,
• ordonnancement des dépenses,
• signature du courrier, avec possibilités de délégation,
• préparation et présentation du rapport moral à l’assemblée générale annuelle,
• délégation, sous sa responsabilité et son contrôle, d’une partie de ses attributions à des membres du conseil d’administration, en spécifiant l’étendue et la durée de ces délégations,
• information du conseil d’administration des délégations qu’il a consenties si elles sont temporaires et demande de l’autorisation du conseil d’administration si elles sont permanentes.
En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du président d’exercer son mandat, il est normalement remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses fonctions, par le vice-président ou, en cas d’absence de ce dernier, par un membre du bureau en accord avec le conseil d’administration. En cas d’empêchement définitif du président d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau président.

11.2 – Le vice-président :
Il seconde le président dans toutes ses activités et le remplace de plein droit dans tous les cas où ce dernier serait empêché d’exercer son mandat, et ce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qu’il doit convoquer dans les plus brefs délais.
Il peut, sur délégation spéciale, être chargé d’animer et de suivre plus particulièrement certaines actions, tant au plan national qu’au plan international.
En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du vice-président d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses attributions et fonctions, par un membre du bureau, en accord avec le conseil d’administration. En cas d’empêchement définitif du vice-président d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau vice-président.

11.3 – Le secrétaire:
Le secrétaire du conseil d’administration est secrétaire de l’assemblée générale.
Il veille à l’organisation et au bon fonctionnement des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration.
Il en établit les convocations, il en tient les feuilles de présence, il en organise matériellement tous les votes.
Il en rédige les procès-verbaux, les comptes rendus.
Il est le conservateur des archives de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau du conseil d’administration
En cas de besoin, pour assister le secrétaire, un secrétaire adjoint peut être élu par le conseil, parmi ses membres. En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du secrétaire d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses attributions et fonctions, par un membre du bureau, en accord avec le conseil d’administration.
En cas d’empêchement définitif du secrétaire d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau secrétaire.

11.4 – Le trésorier :
Le trésorier est chargé des finances du CLIPPERTON DX CLUB.
Il en organise la gestion en accord avec le conseil d’administration.
Il est assisté dans ses tâches par le trésorier-adjoint s’il existe.
Il reçoit délégation de signature du président pour signer les chèques et utiliser les moyens de paiement pour les effets correspondants à l’application des décisions du conseil d’administration.
Il a la charge :
• de la préparation du budget annuel, de sa présentation au conseil d’administration et à l’assemblée générale,
• de l’exécution du budget approuvé,
• de l’établissement du compte de résultats et du bilan annuel,
• de la présentation du rapport financier et des documents qui s’y rapportent au conseil d’administration et à l’assemblée générale,
• de la gestion des biens conformément aux décisions prises par le conseil d’administration,
• de la tenue des livres comptables,
• de la comptabilisation des recettes et des dépenses,
• de la réalisation de tous les documents et états comptables nécessaires au CLIPPERTON DX CLUB,
• du règlement des achats et des charges,
• de l’encaissement des recettes de toutes natures et en particulier du recouvrement des cotisations.
Il est consulté sur tous les projets susceptibles d’avoir une incidence financière. Il peut être secondé dans toutes ses tâches par le trésorier-adjoint à qui délégation de signature peut être donnée en cas de besoin par le président.
En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du trésorier d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions, par le trésorier-adjoint, en accord avec le conseil d’administration. En cas d’empêchement définitif du trésorier d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau trésorier.

11.5 – Autres responsabilités :
Le conseil d’administration désigne parmi ses membres ou parmi des responsables de haute compétence
• un responsable de la rubrique DX dans la revue Radio-REF de notre partenaire REF,
• un responsable des mérites,
• un rédacteur en chef des articles dans nos bulletins et sur notre site internet
• un responsable des relations auprès des responsables du salon de Friedrichshafen.
• un responsable du suivi des subventions
• un responsable des fournitures
Ces responsables auront pour mission d’animer, de coordonner, de développer chacune de ces activités pour le compte du conseil d’administration et de lui rendre compte.

Article 12 – Les assemblées générales.
L’assemblée générale se réunit en séance ordinaire une fois par an et en séance extraordinaire selon les dispositions statutaires. Elle a lieu lors de la convention, le 3e samedi du mois de septembre sauf cas exceptionnel

12.1 – Composition :
L’assemblée générale est composée de tous les membres du CLIPPERTON DX CLUB tels que définis dans l’article 5 des statuts.

12.2 – Convocation :
L’assemblée générale est convoquée par le président 15 jours au moins avant sa tenue, sauf cas particulier prévu aux statuts.
La convocation à l’assemblée générale est communiquée dans les délais nécessaires, accompagnée de l’ordre du jour et la liste des candidats au conseil d’administration qui seront soumis au vote.

12.3 – Détermination du nombre de voix :
Les bulletins de vote sont fournis à tous les membres tels que définis dans l’article 5 des statuts.
Chacun des membres présents peut détenir au maximum cinq (5) pouvoirs d’autres membres qui auraient remis directement leur pouvoir à ce membre, qui doit les présenter lors de son enregistrement.
• les bulletins comporteront toujours la liste des candidats au conseil d’administration
• suffrages exprimés = nombre de votes;
La majorité simple est 50 % des suffrages exprimés plus une voix.
Les candidats n’ayant pas eu la majorité ne sont pas élus au conseil d’administration.

12.4 – Attributions :
L’assemblée générale est l’instance souveraine dans la limite des lois et règlements en vigueur et dans la limite de ses statuts.
Elle ne peut valablement délibérer que sur l’ordre du jour accepté par le conseil d’administration. Elle peut cependant aborder toute question non inscrite à cet ordre du jour émanant de membres, à condition que ladite question ait trait à l’association CLIPPERTON DX CLUB et à ses activités telles qu’elles sont définies dans les statuts et qu’il n’y ait pas de vote à son sujet.

12.5 – Fonctionnement :
L’assemblée générale se réunit en assemblée plénière. Le déroulement des travaux est réglé par son bureau.
Les délibérations sont adoptées à la majorité simple sur tous les suffrages exprimés.

12.6 – En cas de révocation du CA :
Dans le cas d’une révocation du conseil d’administration par une assemblée générale extraordinaire, à titre d’intérim, le bureau administratif est maintenu provisoirement par l’assemblée générale. Il est chargé de poursuivre l’activité de l’association et de mettre en place sous trois (3) mois une nouvelle assemblée générale en suivant les règles de candidature et de vote statutaires.

12.7 – Vote par correspondance :
Le secrétaire établit l’organisation pratique des votes en assemblées et en respectant obligatoirement le schéma suivant :
• principe d’anonymat du vote : dans l’urne qui sera dépouillée lors et sur le lieu de l’assemblée générale, ne doivent se trouver au final que des enveloppes ou bulletins tous identiques (votes en présence et votes par correspondance) et valant chacun une et une seule voix.
• principe d’impossibilité de vote en double : un moyen de contrôle doit être mis en oeuvre et rendu public afin de s’assurer que chaque porteur d’une voix ne puisse l’utiliser qu’une fois, en prenant garde à ne pas pouvoir accepter, pour un membre défini, son vote en présence et son vote par correspondance ou plusieurs votes par dispositifs différents ;
• principe de comptage irréfutable du nombre de votants, en mettant en place un moyen de contrôle permettant de certifier le nombre de votants ;

 

 23/09/2017 à Collonges-la-Rouge,

Révision article 3.2 le 21/09/2024 à Montceau les Mines

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